netCAE Conceptos Básicos

netCAE es la solución de gestión documental de Nubenet orientada a la coordinación de actividades empresariales e integrada en netPrevencion.

Con ella podrá gestionar de una forma sencilla y centralizada toda la documentación de empresas, centros, trabajadores, máquinas, vehículos.

Es un servicio completo que le permitirá cumplir con los requisitos de documentación de sus clientes y controlar sus obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales con sus proveedores y subcontratas.

PRIMEROS PASOS:

• Desde el menú CAE/Configuración podrá:
  • Definir la estructura de documentos que va a solicitar a nivel de empresa, centro de trabajo, trabajador y maquinaria. Dentro de cada uno de estos niveles, podrá indicar el tipo de documento, si es un documento que caduca o vence, los días de vencimiento (no es un dato obligatorio) y si es un tipo de documento obligatorio. Además, puede asociar una plantilla o documento adjunto a cada uno de los tipos.
  • Estados CAE: permite definir estados que se podrán asociar posteriormente a los documentos, por ejemplo, para saber el motivo de rechazo de estos.
  • Usuarios:
    • Primero deberá crear sus subcontratas o proveedores desde el menú “Empresas”, solo las empresas que tengan marcada la opción “ACCESO CAE” se gestionarán a través de CAE (recuerde marcarla).
    • Tras esto, podrá crear usuarios CAE indicando a qué empresa pertenecen e incluso sus derechos sobre la documentación.
    • Los usuarios de CAE entran a través de la dirección https://net-cae.azurewebsites.net

ACTUALIZAR ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN:

Una vez ha configurado la estructura de documentos podrá añadir toda ésta en las distintas empresas, centros, trabajadores y maquinarias, para ello, simplemente haga clic en el botón de “actualizar”. La documentación que se creará en estos registros será la que se marque como “OBLIGATORIA”, el resto de documentos NO se añadirán.

Usted podrá modificar la estructura cuando lo necesite, y tan solo haciendo clic en el botón “Actualizar”, ésta se actualizará en los registros antes mencionados con los nuevos tipos de documentos.

ESTADOS DOCUMENTACIÓN:

• La documentación tendrá tres estados: APORTAR (por parte de subcontratas o proveedores), REVISAR (por parte del departamento de prevención), RECHAZADO (pudiendo indicar el motivo) y ACEPTADO.
• Cuando una empresa CAE añade un documento o sustituye uno existente por otro, el documento pasa a tener estado “REVISAR”.
• Cuando el departamento de prevención añade un documento, éste tiene el estado APORTAR.

ESTADO EMPRESA.

El estado de la empresa que vemos desde CAE/Subcontratas, será verde cuando tenga todos los documentos a nivel de empresa obligatorios bien, independientemente que existan trabajadores de esa empresa con documentos pendientes de aportar o revisar.

AVISOS AUTOMÁTICOS POR EMAIL:

Existen dos tipos de avisos:

• De caducidad o vencimiento, que se enviarán 15 días antes y el mismo día de vencimiento al email del usuario CAE.
• De rechazo, que se enviará cuando el documento es marcado como RECHAZADO por parte del departamento de prevención.

CUADRO DE MANDO:

Tanto los usuarios CAE como el departamento de prevención tienen acceso al listado completo de documentación, organizada por empresa, centro, trabajador o maquinaria de modo que pueden controlar de modo rápido cual es el estado de la documentación, tanto para aportarlo en caso del usuario CAE como para validarla por parte del departamento de prevención.

Para acceder a esta información solo de ir al menú CAE y buscar la opción “Documentos”.

AUDITORÍA:

El departamento de prevención podrá en cualquier momento comprobar si el usuario CAE ha descargado el documento o lo ha reemplazado e incluso podrá descargarse las distintas versiones por las que ha ido pasando el documento tras las diferentes modificaciones, ya que cualquier acceso o modificación de la documentación queda auditado.